Le Réglement Intérieur D'ARCAN

Article premier
L’association ARCAN est ouverte à toute personne qui désire pratiquer ou organiser des jeux de rôles grandeur nature, quelle qu'en soit la forme.

Article 2
Les membres ne peuvent percevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont confiées. Le conseil d’administration fixe les modalités de remboursement ou de prise en charge des frais engagés par les adhérents dans l’intérêt de l’association.

Article 3
Le montant de la cotisation annuelle pour les organisateurs est de 20 euros. La cotisation des personnes participant de façon permanente aux activités de l'association (membres d'équipes) est de 15 euro.
La participation pour les membres ponctuels, ou personnes non intégrée dans une équipe est de 5 euro par activité.
Ces tarifs n'empêchent pas qu'une tarifiaction spécifique soit mise en place pour les activités de l'associations le nécéssitant, pour peu que cette tarification soit justifiée par une prestation.
Tous les membres d'ARCAN s'engagent a respecter la politiqute tarifaire de l'association, politique définie en Assemblée générale.

Les tombolas ne seront organisées que sur les parties à caractère caritatif.

Article 4
Le conseil d’administration peut déléguer tout ou une partie de ses pouvoirs et attributions au bureau.

Article 5
Les réunions de bureau peuvent être des téléréunions.

Article 6
Tout membre actif qui cesse, par force majeure ou par volonté personnelle, de participer à l’organisation des manifestations de l’association, perd de ce fait son statut et devient membre adhérent. Ce changement doit être entériné par une décision au bureau notifiée par écrit à l’intéressé, qui garde le droit de faire appel de cette décision auprès du conseil d’administration ou de l’assemblée générale suivante.

Article 7
Tout membre de l’association convaincu d’avoir eu des activités légalement ou moralement condamnable dans le cadre de l’association, par exemple pendant une manifestation organisée par l’association, devra être exclu par le conseil d’administration.

Article 8
Une tarification préférentielle pourra être réalisée pour la participation à un jeu, mais seulement au profit d’association et non de particuliers, et pour les associations qui auront participé à l’effort d’organisation du jeu par un prêt de matériel (sans location). Il faudra qu’un accord en ce sens soit passé avec cette ou ces associations, et que cette pratique soit réciproque.

Dans un tel cas, les inscriptions qui bénéficieront de ce tarif préférentiel devront être faites par l’intermédiaire de l'associations reconnue avec lequelle un tel accord a été passé (le chèque devra être émis par l’association, charge à elle de recouvrir la somme auprès de ses adhérents et de vérifier que les demandeurs sont bien ses membres ; il pourra s’agir d’un chèque groupant plusieurs inscriptions).

Les associations devront nous fournir en même temps que le paiement, la liste des inscrits avec leurs coordonnées complètes et leut n° de licence FédéGN, fautes de quoi l’inscription ne sera pas prise en compte.

Le budget d’un jeu sera réalisé sur la base d’inscriptions uniquement à tarif préférentiel ; un surcoût de 5 à 10 euros sera demandé pour les autres participants.

Article 9
Tout membre de l’association, de par le paiement de sa cotisation, accepte dans leur intégralité les statuts et le règlement intérieur de l’association dont il prend connaissance au moment de sa première adhésion.

Article 10: Recrutement
L'association ARCAN, peut dans le cadre de ses activités recruter des groupes de joueurs, équipes ou associations qui prennent en charge une ou plusieurs activités de l'association.

10.1 définitions
- Sont considérées comme des associations les structures déclarées en préfécture et étant régies par la loi 1901. Les associations concernées doivent être membres conventionnées de la FédéGN
- Sont considérées comme équipes les groupes de joueurs constitués d'un minimum de 10 membres.


Article 11 : Gestion des licences FédéGN ou de l'assurance
La gestion de l'assurance est à la charge exclusive d'ARCAN.
La gestion des licences se fait exclusivement via ARCAN afin d'éviter les doublons (organisateurs, membres ou invités)
L'association ou équipe membre d'ARCAN s'engage a faire parvenir au responsable des déclarations la liste de ses invités ou nouveau membre en format excell deux jours avant le jeu. Cette liste devra comprendre le nom, prénom, date de naissance et si possible adresse mail de la personne à déclarer. Les personnes ayant déjà jouées ou ayant déjà une licence FédéGN devront être signalées. Le N° de licence devra être communiqué.

Article 12- Formalités d'adhésion
En cas d'adhésion en cours d'année, l'association ou l'équipe, avant que son adhésion ne soit validée doit faire parvenir à ARCAN la liste des personnes qu'elle aurait déjà déclarées ou pour lesquelles elle aurait pris une licence, ou qu'elle saurait qu'une licence a été prise.
L'adhésion ne pourra être également validée qu'après règlement des cotisations dues. Le réglement des sommes liées aux parties organisées par l'association ou l'équipe membre doit parvenir au trésorier dans le mois suivant la partie.
Les associations ayant rejoint ARCAN ne recruteront pas d'autres associations pour renforcer leurs effectifs. Ces associations ne peuvent en effet recruter que des membres individuels.
L'association ou l'équipe sera en période probatoire jusque à l'assemblée générale suivante. Cette période probatoire pourra être renouvelée autant de fois que l'AG le jugera bon. L'AG peut également décider, en fonction d'éléments concrets (inactivité, éléments graves avérés) de repasser une association ou équipe déjà validée en période probatoire, voire de l'exclure d'ARCAN.
Une association ou équipe n'ayant pas renouvelé son inscription à l'issue du premier trimestre de l'année en cours sera considérée comme ayant décidé de quitter l'association.

Article13
Ces associations s'engagent a respecter le RI d'ARCAN ainsi que les règles de sécurité en vigueur sur les sites. Elles sont les seules organisatrices en nom reconnues par ARCAN et ne peuvent sous traiter leurs dates à des équipes non membres d'ARCAN

Article 14
L'association ou l'équipe membre d'ARCAN désignera un maximum de 3 représentants (1 par tranche de 10 joueurs) au sein de l'association. Ces délégués représenteront l'association à l'assemblée générale de l'association. Ces derniers seront choisis exclusivement parmis les organisateurs de partie de l'équipe ou association concernée.

Article 15
Les équipes et associations membres d'ARCAN peuvent bénéficier des équipements propriété de l'association selon des modalités déterminées en AG

Article 16
Information du bureau: Les associations, comme les équipes ARCAN doivent faire parvenir au bureau un débrifing après chaque partie (nombre de joueurs (et nombre d'invités), site, problèmes rencontrés, incidents (visiteurs etc...)

Article 17
Lassociation s'engage, comme toute équipe ARCAN a participer activement aux opérations d'entretien des sites et aux animations organisées par l'association.


Règlement intérieur, version n°4 du 14/ Avril 2011